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        浙江國富慈善基金會項目管理制度


        第一章 總則

        第一條 為加強浙江國富慈善基金會(以下簡稱“基金會”)的項目管理,提高項目的質量、效率和一致性,建立科學、規范、高效的管理模式,保障捐贈方、基金會和受益方的合法權益,增強社會公信度,依據《中華人民共和國慈善法》、《基金會管理條例》和《浙江國富慈善基金會章程》,結合基金會實際情況,制定本制度。

        第二條 基金會采取項目負責人主責制。項目負責人的職責為:發現與基金會使命契合的公益項目、進行項目初審、視情況組織項目評審會、協助項目立項和協議簽署、跟進并報告項目進展狀況、開展評估及反饋等。

        第三條 本制度包括總則、項目方案申報與審批、項目財務、項目執行、項目檔案和附則共六章,適用于除限定性捐贈外的基金會自主運作和資助的項目。


        第二章 項目方案申報與審批

        第四條 基金會所有項目來源于理事推薦和秘書處申報。每位理事皆可向秘書處推薦項目;秘書處申報的項目須事先在秘書處會議上獲得通過。所有項目均由秘書處進行初審和復審。

        第五條 項目方案由秘書處根據基金會年度工作計劃和預算,聯系和組織申請機構在項目初審階段編寫、項目復審階段修改完善,每季度報送理事會審批。

        第六條 項目方案申報,申請機構應符合下列條件:

        (一)在中華人民共和國登記注冊且有效存續;

        (二)有詳細科學的項目建議書;

        (三)有符合項目管理要求的項目執行團隊和良好的管理機制;

        (四)配備專業財務人員,財務管理規范,能保證??顚S?。

        第七條 項目方案申報須填寫基金會項目建議書,項目建議書包括但不限于以下內容:

        (一)項目名稱、申請機構介紹,包括機構的類型、性質、使命與愿景、組織架構、受助對象、人員情況、正在開展的項目和已經完成的項目情況介紹等;

        (二)項目執行團隊介紹,包括申請機構負責人和項目團隊主要成員簡介和相關資質證明,以及成員在項目中的職責與分工等;

        (三)項目介紹,包括項目的立項依據,實施時間、地點、方法、主要活動和受助人群等;

        (四)項目預算和項目執行時間表;

        (五)項目實施所要達到的預期效果和評估指標;

        (六)項目監測評估及檔案管理。

        第八條 秘書處安排專人,即項目負責人,對申請機構和項目進行初審,初審時應考慮如下因素:

        (一)申請機構是否具備實施項目相關資質;

        (二)項目設計是否符合基金會的使命、愿景、戰略和年度計劃;

        (三)項目團隊的執行能力;

        (四)項目的可操作性和宜推廣性;

        (五)對項目效果的預期評價。

        初審是項目方案評審的關鍵環節,項目負責人收到申請文件后,應通過約談、訪談、現場調查等方式進一步了解申報項目方案的詳細情況。對首次申請的項目方案,應重點審核項目團隊的執行能力和預期效果。

        第九條 項目負責人對項目方案初審通過后,提交秘書處會議復審。秘書處會議由秘書長主持,每月至少舉行一次。項目負責人或申請機構陳述,可邀請財務部和法務部代表參會,必要時邀請外部專家參與。通過復審的項目方案,由秘書處每季度集中報送理事會審批。

        第十條 在秘書處初審和復審、理事會審批階段,基金會可根據需要要求申請機構對項目方案進行補充說明或提交補充資料。

        第十一條 通過理事會審批的項目方案,由秘書處與申請機構簽訂捐贈協議、核對對公賬戶信息、明確撥款次數和時間。


        第三章 項目財務

        第十二條項目撥款一般分批撥付,首批資金于捐贈協議簽訂后撥付,后續資金根據項目實際進展情況予以撥付,酌情保留項目預算總金額的10%至20%作為尾款,于執行機構提交結項報告并經基金會驗收合格后予以撥付。

        項目總金額不超過人民幣貳拾萬元整(¥200,000.00)的,原則上分兩次、按照8:2的比例撥付,即捐贈協議簽訂后撥付80%、結項報告驗收合格后撥付20%。

        項目總金額超過人民幣貳拾萬元整(¥200,000.00)的,原則上分三次、按照6:3:1的比例撥付,即捐贈協議簽訂后撥付60%、中期報告驗收合格后撥付30%、結項報告驗收合格后撥付10%。

        第十三條 因自然災害等突發性原因發生的資助項目、額度特別小的資助項目、經理事會特別批準的資助項目等,可根據具體情況調撥款的時間、次數及比例。

        第十四條 基金會財務部在收到項目部提供的捐贈協議或項目報告、撥款申請、合法有效的票據后方可安排撥款,完成撥款的時間一般不超過10個工作日。

        第十五條 因特殊情況需要先撥款再接收票據的,由基金會項目部提出書面說明,經秘書長批準后交由財務部執行。項目負責人應在撥款后3個工作日之內聯系項目執行機構,要求提供合法有效的票據。


        第四章 項目執行

        第十六條 項目執行機構應制定嚴格的項目管理制度,建立精干高效的項目執行團隊,認真履行捐贈協議。

        第十七條 項目執行機構應當按照捐贈協議的約定,落實配套資金及配套條件,并嚴格執行項目資金預算。

        第十八條 建立項目定期報告制度。一年期以上的項目,執行機構應以半年為單位向基金會提交項目中期進展報告和中期財務報告,項目完成后提交項目結項報告和結項財務報告;不足一年期的項目,項目完成后應提交項目結項報告和結項財務報告。項目報告包括但不限于以下內容如下內容:項目基本情況、執行情況、受益方情況、效益評估等。

        第十九條 項目負責人應通過電話、電郵等方式與執行機構保持積極有效的日常溝通,及時跟進項目進展情況,確保項目順利實施;項目負責人可根據需要隨時對項目實施情況進行現場檢查,必要時可聘請外部專家進行協助,執行機構應積極配合。

        第二十條 項目檢查分為不定期檢查、中期檢查和結項檢查。不定期檢查:基金會根據項目進展情況及日常監督中發現的問題對項目進行的檢查;中期檢查:基金會在收到項目中期報告后,根據需要對項目實施情況進行的檢查;結項檢查:基金會在收到項目結項報告后,根據需要對項目實施完成情況進行的檢查。

        第二十一條 檢查完畢后,項目負責人應負責撰寫項目檢查報告,對檢查中發現的問題提出整改建議,報秘書處審核同意后向項目執行機構提出并要求落實整改建議。項目結項檢查完畢后,項目負責人應根據項目實施情況、執行機構提交的項目結項報告和結項財務報告,撰寫項目檢查報告,報秘書處審核同意后予以結項。項目檢查報告應包括但不限于如下內容:項目基本情況、執行情況、社會效益評估等。對項目實施的效益評估,必要時可聘請專業評估機構。

        第二十二條 基金會根據國家相關規定定期或不定期對資助項目進行財務檢查,對重大項目實施專項審計。

        第二十三條 項目的調整及變更:

        (一)如項目因所處自然或社會環境等因素(如自然災害、政策變動)、項目預算變動額度超過正負15%、項目活動減少、項目延期等情況而導致項目需要調整或變更的須報基金會審審批準;

        (二)項目的調整及變更一般由秘書長批準;如發生重大調整或涉及重要情況,由秘書處報理事會批準。


        第五章 項目檔案

        第二十四條 項目檔案的制作人是項目負責人。項目負責人在項目啟動后,應立即設立項目檔案管理清單,并按期收集整理好檔案,管理于基金會秘書處。

        第二十五條 項目檔案是在項目的申請、評審、實施、監督管理過程中直接形成,具有一定的保存價值,體現為文字、圖表、聲 像、電子數碼等不同形式、不同載體的歷史紀錄,包括但不限于如下內容:項目申請文件、評審文件、項目建議書、項目進展報告、項目檢查報告等。項目檔案應包括電子檔案和紙質檔案,兩套檔案同時備存。


        第六章 附則

        第二十六條 基金會員工應忠誠履行工作職責,工作中如發現有不當行為影響項目申報、評審、實施與管理的,由基金會提出批評;造成嚴重后果的,由基金會解聘、辭退。

        第二十七條 如本制度條款與國家法律法規發生沖突,以國家法律法規為準。

        第二十八條 本制度于2018年6月20日經基金會第一屆理事會第二次會議審議通過,自通過之日起實施。

        第二十九條 本制度由秘書處負責解釋和修訂。


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